Toyota Kata es un proceso de dirección de equipos, que utiliza formas de pensamiento que han sido implementadas y perfeccionadas por la compañía de vehículos Toyota, pero que ha llegado a diferentes organizaciones de distintas industrias, generando resultados positivos en sus prácticas organizacionales en todos los niveles.
Este método busca ayudar a las organizaciones a superar a dificultades, relacionadas, ya sea con las ganancias, calidad de productos o servicio o articulación entre colaboradores, sostenibilidad en el tiempo, entre otras, poniendo como foco el aprendizaje de las personas, por medio del uso de patrones que permitan generar y sostener mejoras con relación a un reto determinado.
Así, el método Toyota Kata se centra en cuatro pilares que conducen a la organización a fortalecer su cultura del cambio y mejora continua, mediante la articulación de los colaboradores, desde sus diferentes roles para el cumplimiento conjunto de las metas planteadas. (ver imagen 1).
Imagen 1: Pautas del método Toyota Kata
¿Qué es una “kata”? La palabra “kata” significa “forma” en japonés y se usa principalmente en el contexto de la práctica del arte marcial, como parte esencial de su entrenamiento, hace referencia a una rutina, la realización de una secuencia de movimientos repetitivos. Ahora bien, se habla de katas en el contexto organizacional, dada la importancia de generar rutinas en el trabajo en las empresas, pues la práctica constante permite que el cerebro creé nuevas conexiones que en el día a día conlleven a los resultados esperados.
Como se ha dicho, el modelo Toyota Kata es una filosofía que se construye a partir de hábitos diarios que estén alineados a las metas u objetivos de tu organización. Para empezar a implementarlo, puedes poner en práctica los siguientes pasos:
¿Cuál es el reto? Identifica cuál es el reto en el que la organización debería centrarse; cuál es el estado actual de la organización, respecto a sus colaboradores, clientes, los productos y servicios ofrecidos, entre otros.
Establece los objetivos: luego de identificar el reto, crea una ruta que tenga claros los objetivos que quieres alcanzar a corto, mediano y largo plazo.
Identifica los roles: es fundamental reconocer con quienes cuenta la organización para llevar a cabo la superación de retos, teniendo en cuenta su experiencia. Para ello, la metodología plantea dos tipos de colaboradores:
Aprendiz: es la persona responsable de ejecutar acciones concretas para llevar a cabo la superación de retos planteados, esta persona experimenta, reconociendo prácticas cada vez más eficientes y eficaces.
Mentor: es el responsable del método, quién garantiza que el aprendiz lleve a cabo sus labores de la mejor manera. Esta persona está encargada de dar retroalimentación sobre las acciones del aprendiz, en búsqueda de mejorar sus habilidades para fortalecer sus competencias y experiencia.
Reconocimiento de rutinas: el método propone identificar rutinas de éxito, que se llevan a cabo dentro de la organización, así como las que requieren un cambio, para lo cual se exponen dos actividades que guiarán este proceso de cambio:
Kata de mejora: esta rutina se compone de cuatro pasos donde se definen y enseñan hábitos para la mejora de los procesos:
◦ Desafío: se busca entender cómo contribuyen las actividades realizadas por las personas que integran la organización a los objetivos de la misma
◦ Estado actual: se entiende a fondo los patrones operativos a partir de la observación y uso de datos
◦ Obstáculos o retos: se definen las barreras que han dificultado el cumplimiento con los objetivos
◦ Experimentos: se aplica el ciclo planificar-hacer-planificar, donde, a partir de una serie de ciclos de aprendizaje, se realizan predicciones para llegar al proceso que mejor se articule para llegar a los resultados deseados
◦ Kata de Coaching: es la rutina de enseñanza por medio del diálogo entre el mentor y el aprendiz. En esta kata, se busca que el aprendiz pueda alcanzar un nivel de experiencia para convertirse en el mentor de otros en la organización y se transforma entonces en un ciclo de aprendizaje-enseñanza.
Reconocimiento del ciclo: El ciclo de Toyota Cata se compone de dos partes que deben ser identificadas para llevar a cabo para el proceso de enseñanza y diálogo entre el mentor y el aprendiz.
Planificación: en esta fase se establece la ruta con acciones clave y de mejora, con fechas y responsables claros, esto depende del contexto y del nivel organizacional.
Ejecución: se lleva a cabo experimentos, con el propósito de crear acciones que lleven poco esfuerzo y mayor impacto para la organización.
Como podemos ver, el método Kata no es una receta dada para todas las organizaciones, es un modelo de reflexión y acción para la implementación de mejoras en todos los niveles en el cumplimiento de resultados, de ahí que puede implementarse en cualquier organización para llevarla a una cultura innovadora fortalecida.
