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DURACIÓN

Entre 30-60 minutos
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CATEGORÍAS

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MATERIALES

Esferos , Esquema para organización de ideas expuestas (digital o impreso)
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TAMAÑO DEL GRUPO

Entre 2-10 personas

Diagrama de Prioridades

“Una matriz de prioridades es una herramienta que se utiliza para priorizar categóricamente los tipos de trabajo.”
Palabras clave: prioridades, tareas, actividades, producción
¿Qué es el DIAGRAMA DE PRIORIDADES?

El diagrama o matriz de prioridades es una herramienta para organizar de manera jerárquica las actividades, la información, tareas, entre otras, dentro de una organización, sin embargo, también puede ser utilizada para la vida cotidiana de las personas. Permite actuar con rapidez frente a las tareas urgentes en razón a que las actividades con menor prioridad son programadas con un límite de tiempo más amplio. 

 

Esta matriz es realmente importante en una organización dado que brinda “una visión general fácilmente comunicable de la manera en que la organización define sus prioridades en la gestión diaria de los problemas y desafíos”. Del mismo modo, contribuye a mejorar el ambiente y la actitud de trabajo y, por consiguiente, brindará un producto o servicio de mejor calidad y a menor precio de producción.

 

La matriz podrá ser utilizada en gestión de incidentes, gestión de problemas, gestión de cambios, gestión de liberación, gestión de proyectos, gestión de la continuidad del servicio.

 

Esta herramienta puede ser utilizada en distintos ambientes (virtual o presencial) dado que no es necesaria una conexión a internet ni el acceso a herramientas digitales y tecnológicas para desarrollar la actividad.

 

Antes de desarrollar el diagrama de prioridades es necesario conocer varios aspectos fundamentales sobre este, como son las reglas o recomendaciones básicas, el espacio en el que se realiza (físico o virtual) y los materiales necesarios de acuerdo a la modalidad planeada. 

 

Recomendaciones

Para realizar un diagrama de prioridades, es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones 

  • Previamente, es importante que el grupo que desarrollará el diagrama posea una guía para utilizar la matriz, la cual debe contener ejemplos de tareas con distintos niveles de prioridad, siempre teniendo en cuenta el contexto por el cual esté atravesando la organización 
  • La guía debe utilizar números concretos con el fin de encontrar información verdaderamente relevante para la organización. Además, debe ser inequívoca y entendible para que quien haga uso de la guía siga la idea de quien la redacta  
  • Es importante que una vez realizada la guía, sea probada por el personal con el fin de analizar y mejorar cualquier error o inconveniente que se presente en el transcurso de la ejecución de la misma y del diagrama de empatía como tal 
  • Disponer de una lista de actividades a desarrollar durante la ejecución del proyecto
  • Es fundamental evaluar y dar una puntuación a las actividades que componen el proceso antes de clasificarlas en la matriz 
  • Tener en cuenta que la clase en el desarrollo de esta herramienta está en la clasificación que se hacen de las diferentes tareas y el grado de relevancia que se le asigna 
  • Entender que esta herramienta no puede producir “producir una lista discreta ordenada por rango de proyectos en un portafolio.”
  • Por medio de un brainstorming se permitirá que los demás miembros de la organización aporten nuevas tareas o información necesaria para desarrollar la actividad 
  • Es necesario comprender el verdadero problema que impide que la organización surja para, posteriormente, enfatizar en tareas a priorizar y realizar
  • Reconocer los errores internos para mejorarlos y crecer de manera eficaz
  • Interiorizar que detrás de cada producto o compra existe una problemática que influye en la obtención de este
  • Mantener el foco de la problemática expuesta al inicio 
Objetivos
  • Evaluar las tareas de un proyecto y clasificarlas acorde a su importancia y urgencia 
  • Priorizar y ordenar las actividades más importantes a ejecutar y asignarles una jerarquía dentro del proceso productivo
  • Utilizar dentro de la fase de “definir” del design thinking en un proyecto que este siendo trabajado con esta metodología
  • Clarificar problemas, analizar soluciones y encontrar oportunidades de mejora 
  • Permitir adaptar tanto el producto como la estrategia de venta 
  • Bajar los costos de producción y mejorar la actitud en el trabajo
¿CÓMO SE HACE?

Paso 1:

Explicar brevemente el propósito principal de la actividad, validando que haya un correcto entendimiento por parte de todos los participantes. 

Paso 2:

Plantear un proyecto sobre el cual se desee trabajar dentro de la organización enfocada a un área en específico y el objetivo que se espera alcanzar.

Paso 3:

Realizar una lista de actividades a realizar para desarrollar el proyecto. 

Paso 4:

Definir los criterios o tareas que serán consideradas.  “Por ejemplo, algunos criterios que se podrían considerar sería el tiempo para llevar a cabo el proyecto, los recursos requeridos para realizarlo, las capacidades laborales del personal.”

Paso 5:

Determinar la segmentación necesaria para priorizar categóricamente el trabajo.

Paso 6:

Posteriormente, es necesario que se realice la ponderación de los criterios definidos anteriormente. Esto se hace definiendo el valor cuantitativo (importancia) de cada criterio.

Paso 7

Identificar las categorías de trabajo. En algunos casos, es valioso ser más descriptivo; Divida los tipos de trabajo en más categorías según tenga sentido.

Paso 8:

Asignar (priorizar) las categorías de trabajo a cada celda de la matriz. A medida que se asignen categorías de trabajo, se puede comparar esto con otras categorías clasificadas más altas y más bajas para determinar si la asignación se ajusta a la prioridad.

Paso 9:

Realizar una prueba del funcionamiento de la matriz con ejemplos recientes o solicitudes de trabajo operacional con el fin de realizar los ajustes en caso de que sea necesario.

Paso 10:

Diligenciar en la plantilla del mapa los criterios,  actividades o tareas que se buscan ordenar según el propósito del proyecto siguiendo las casillas correspondientes.

Realizar un análisis sistémico de los diferentes resultados. 

Paso 11:

“Finalmente, para seleccionar la mejor opción se compara cada opción con todos los criterios. Y se selecciona la que se considere que es la mejor para lograr alcanzar el objetivo establecido.”

Paso 12:

Realizar una votación respecto a las ideas concluidas, para definir un horizonte, reconociendo el grupo de resultados que para los participantes son más viables que otras.

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