El diagrama o matriz de prioridades es una herramienta para organizar de manera jerárquica las actividades, la información, tareas, entre otras, dentro de una organización, sin embargo, también puede ser utilizada para la vida cotidiana de las personas. Permite actuar con rapidez frente a las tareas urgentes en razón a que las actividades con menor prioridad son programadas con un límite de tiempo más amplio.
Esta matriz es realmente importante en una organización dado que brinda “una visión general fácilmente comunicable de la manera en que la organización define sus prioridades en la gestión diaria de los problemas y desafíos”. Del mismo modo, contribuye a mejorar el ambiente y la actitud de trabajo y, por consiguiente, brindará un producto o servicio de mejor calidad y a menor precio de producción.
La matriz podrá ser utilizada en gestión de incidentes, gestión de problemas, gestión de cambios, gestión de liberación, gestión de proyectos, gestión de la continuidad del servicio.
Esta herramienta puede ser utilizada en distintos ambientes (virtual o presencial) dado que no es necesaria una conexión a internet ni el acceso a herramientas digitales y tecnológicas para desarrollar la actividad.
Antes de desarrollar el diagrama de prioridades es necesario conocer varios aspectos fundamentales sobre este, como son las reglas o recomendaciones básicas, el espacio en el que se realiza (físico o virtual) y los materiales necesarios de acuerdo a la modalidad planeada.
Para realizar un diagrama de prioridades, es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones
Explicar brevemente el propósito principal de la actividad, validando que haya un correcto entendimiento por parte de todos los participantes.
Plantear un proyecto sobre el cual se desee trabajar dentro de la organización enfocada a un área en específico y el objetivo que se espera alcanzar.
Realizar una lista de actividades a realizar para desarrollar el proyecto.
Definir los criterios o tareas que serán consideradas. “Por ejemplo, algunos criterios que se podrían considerar sería el tiempo para llevar a cabo el proyecto, los recursos requeridos para realizarlo, las capacidades laborales del personal.”
Determinar la segmentación necesaria para priorizar categóricamente el trabajo.
Posteriormente, es necesario que se realice la ponderación de los criterios definidos anteriormente. Esto se hace definiendo el valor cuantitativo (importancia) de cada criterio.
Identificar las categorías de trabajo. En algunos casos, es valioso ser más descriptivo; Divida los tipos de trabajo en más categorías según tenga sentido.
Asignar (priorizar) las categorías de trabajo a cada celda de la matriz. A medida que se asignen categorías de trabajo, se puede comparar esto con otras categorías clasificadas más altas y más bajas para determinar si la asignación se ajusta a la prioridad.
Realizar una prueba del funcionamiento de la matriz con ejemplos recientes o solicitudes de trabajo operacional con el fin de realizar los ajustes en caso de que sea necesario.
Diligenciar en la plantilla del mapa los criterios, actividades o tareas que se buscan ordenar según el propósito del proyecto siguiendo las casillas correspondientes.
Realizar un análisis sistémico de los diferentes resultados.
“Finalmente, para seleccionar la mejor opción se compara cada opción con todos los criterios. Y se selecciona la que se considere que es la mejor para lograr alcanzar el objetivo establecido.”
Realizar una votación respecto a las ideas concluidas, para definir un horizonte, reconociendo el grupo de resultados que para los participantes son más viables que otras.
