Una característica del Kanban es que produce la cantidad de trabajo que el sistema está en la capacidad de recibir, evitando así la saturación del sistema y el esfuerzo innecesario en la realización de tareas. Con esto, se optimiza el tiempo, los recursos y la calidad del producto, pues en esta metodología prima la calidad por encima de la cantidad (aunque es un tema que no se debe dejar de lado).
Finalmente, para aplicar esta metodología es necesario tener en cuenta tres aspectos fundamentales para asegurar su éxito en la implementación:
Gráfica 1 - Tablero Kanban. Elaboración propia (2021).
OBJETIVOS
MATERIALES:
Diseñar la matriz Kanban. Si se está trabajando de manera presencial, en un muro o en una mesa grande, se puede usar cinta para delimitar cada una de las fases Kanban. En caso contrario, se puede usar un tablero colaborativo (como Jamboard) o una herramienta de gestión de proyectos como lo es Trello o Notion.
Organizar a los participantes en dos equipos. Cada equipo tiene una misión y es escribir varias historias cortas sobre el tema escogido.
Definir las tareas que se tienen que tener en cuenta para el desarrollo de la actividad, referentes al esquema general de creación de la historia. Estas tareas se van a dejar a través de notas adhesivas o de notas en el backlog
.
Los miembros del equipo van a definir qué tarea va a realizar cada uno y esta se irá ubicando en el tablero. Allí es importante indicar que la escritura de la historia requiere que el punto anterior sea resuelto, por tal razón, no se puede llegar al final de la historia si no se han cumplido las fases previas. Por tal razón es necesario seguir un proceso, recibir el producto de la persona anterior, comprenderlo y darle una finalización a las tareas.
Los participantes tienen diez minutos para redactar las historias que alcancen a hacer en este tiempo, teniendo en cuenta que también deben ir consignando las tareas que están realizando en el tablero y tomando el tiempo que gastan en cada fase, para que así haya un seguimiento de las tareas por parte del equipo de trabajo.
Pasados los diez minutos, cada grupo se reúne en un tiempo máximo de cinco minutos para leer las historias finales e identificar las posibles fallas en el proceso para así iterar y optimizar el proceso.
Teniendo en cuenta los acuerdos obtenidos en el punto anterior, se procede a iterar en un lapso de diez minutos para evaluar el proceso de nuevo e identificar si hubo mejoras en la producción. Recuerde que en Kanban la calidad va por encima de la cantidad (sin que estas sean excluyentes).
Se dan dos minutos para que el equipo se reúna e implemente acciones de mejora y se realiza una última iteración de diez minutos.
Los equipos se reúnen y socializan los resultados obtenidos, explicando brevemente el proceso que se llevó a cabo en cada una de las iteraciones para mejorar el proceso de creación de la historia y las recomendaciones que se tomaron en cuenta para mejorar el proceso. Así mismo, deberán leer una historia por cada iteración para mostrar los cambios surgidos en cada etapa.
